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Acrobat 8,企业信息化的利器

发布日期:2006-12-12 作者:佚名 出处:e-works

 

     2006年11月3日,Adobe公司正式发布了多平台文档格式PDF编辑软件Adobe Acrobat 8, 并已经开始上市销售。Adobe Acrobat 8主要增加了网络会议功能,使用多种软件平台的用户都可通过PDF文档共享信息,内建的安全机制可自由控制共享、编辑的具体内容。Acrobat 8还支持PDF/X-1a、PDF/X-3、PDF/X-4、PDF/A等新格式,可提供透明、存档等功能。另外,Adobe Reader 8将在下月发布。Acrobat 8 是Adobe自收购Macromedia公司以来首次重大产品升级,其中的一些新功能和重要改进将会对企业信息化有比较大的促进作用,本文将对这些新功能和重大改进为企业信息化带来的价值进行剖析。

一、方便企业进行协同设计

    现代企业的产品设计往往是一项系统工程,需要不同的设计工程师集体参与。比如一个汽车的设计就需要有结构设计师、机电设计师、工艺设计师等等一起配合,有时甚至需要其它地域的设计工程师参与,在集团企业特别是跨国公司中尤为明显。这就不可避免地需要工程师能够与产品线上其他人员共享产品设计。

    在Acrobat 8中,最引人注目的,莫过于新增的Acrobat Connect功能。通过这个功能,可以方便地让多个设计工程师进行协同设计。用户可以在Acrobat中用PDF package工具将相关的设计文档打包传送到网络上,其它相关用户可以在线同时观看PDF档案,还可以用Acrobat的审阅及修订工具对设计文档进行审核、校对甚至修改。更为重要的是,这其中的很多工作,都可以用免费的Adobe Reader来完成。

    另外,Acrobat Connect提供实时对话、虚拟白板以及Flash-based网络会议所需的工具。通过网络会议的方式,设计人员之间可以更方便、更顺畅的进行交流。

二、方便与客户进行更有效的沟通

    现代社会已经发展到了一种体验经济时代。在这个时代,除了产品本身以外,产品的整个体验所带来的那种愉悦,在整个购买当中起到非常重要的作用。这个时代的外在特征就是客户需求的个性化越来越明显。企业要满足越来越多的客户个性化需求,就必须与客户进行有效的沟通。

    轻量化的PDF文件是一种很好的沟通媒介,这一方面是因为PDF使用的广泛性,另一方面是因为PDF有了一些新的特性。

    Acrobat的3D版本能够将的三维设计插入到PDF文件中,客户通过免费的Acrobat Reader就可以直观的看到产品的设计效果(可以是三维动态的效果),同时客户还可以将意见直接批注在相关的地方反馈给设计人员,这种沟通方式无疑比语言、文字甚至图片方式快捷有效得多。

三、能够更有效的进行产品宣传

    企业的产品宣传非常重要,近年来,由于网络及信息技术的快速发展,互联网已经逐渐成为一块重要的宣传阵地。

    现在的PDF能够作为产品信息的一种有效载体。除了三维信息之外,Acrobat还能将文字、图片、多媒体信息(语言介绍、音乐、电影等)集合到PDF中,使得产品的展现形式更丰富。

四、能够进行文件的有效归档

    设计文件对于企业而言至关重要,归档一直是设计部门的一项重要工作。以前企业一般使用纸质文件归档(现在仍然普遍存在)。随着产品设计数字化水平越来越高,用纸质文件归档已经一定程度上已经失去了意义,而且纸质文件存档还存在文件保存的问题(如图纸老化、虫蛀等),因此电子化归档是大势所趋。然而,用原始的电子文件归档会存在一些问题,比如说软件版本升级会造成文件内容或者形式失真的。使用PDF无疑是一种很好的选择。PDF/A已经在2005年取得了ISO的认证,成为全球文献资料保存的标准格式。将设计文件保存为PDF能让设计即使经过长时间仍能保持清晰的检索与阅读质量。

     新版本的Acrobat 8在电子文件转PDF的功能上有了明显增强,不但转换效率更高,而且操作更加简化。比如,以前批量转换要使用批处理方式,需要好几个步骤,而现在只需要一步。另外,特别值得一提的是,Acrobat 8能够将AutoCAD的DWG文件直接转为PDF格式(不需要安装AutoCAD软件),这对于企业无疑是一个喜讯。

五、有效的防止知识资产流失和敏感数据泄漏

    数字化设计的发展,在提高设计效率和协作水平的同时,一定程度上也增大了知识资产流失的风险。用PDF保存设计文档可以有效的减少这种风险,这是因为Acrobat具有完备的安全机制(如口令安全、证书安全等)。如果配合Acrobat policy server,还能实现更复杂的安全策略,比如设置PDF文件的有效时间期限等等。

    Acrobat 8增加了 Redaction 校订工具,可以把文件中想要隐藏的敏感数据选择性的覆盖起来,而不需要破坏或大肆更动原始文档版式,敏感数据一旦套用这个功能,其它人也无法使用「Copy」将内容再做复制。这项功能与隐私及保密目的有关,Adobe Acrobat 8还特别提供了档案检查(examine document)功能,可以彻底移除不必要的附加数据以防止敏感数据泄漏。

六、帮助企业精简业务流程

    表单及其它文档是客户、合作者、公司的供应商及其后端系统和业务流程之间的公共接口,但对于许多行业来说,将其两者连接起来是很大的挑战。传统的HTML 页面、电子邮件和传真常常十分繁杂、不够正式、格式也不完善。而利用PDF动态表单能够帮助企业精简业务流程。事实上,早在2002年,SAP中就广泛的采用了这一技术。

    早期版本的PDF表单功能并不好用,PDF表单的制作效率比较低,而新的Acrobat 8在这一点上已经发生了质的飞跃。现在,无论是从 Microsoft Word、Excel 转换 PDF,甚至是将书面的表格文件通过扫描仪制作成为 PDF ,随时都可以利用「表格区域辨识(Form Field Recognition)」功能,自动辨识文件中的图形网格线,转变成为 PDF 电子表单,从而可以明显提升业务效率。

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