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Adobe PDF在电子政务中的应用方案

发布日期:2006-4-12 作者:Adobe公司资深技术专家 朱建华 出处:

     

       “电子政务”是顺应网络技术发展的时代产物,目的是在政府机关之间、政府与公众之间构建一种新的信息通道,帮助广大群众通过不同渠道获取自己所需的政府信息,从而充分享受政府提供的优质、方便和可靠的服务。在这个 基于“电子”的沟通和交流的世界里,电子文档以其迅速、方便的交互特性得到了大家的一致认同,选择一种具有跨平台运行能力、能够实现文档在网上安全协作与共享的文档管理技术标准成为各级政府部门急需解决的问题。Adobe公司推出的电子文档管理技术Acrobat 和PDF在信息传输的三个阶段——创建(Creation)、管理(Management)、发布(Delivery),都提供了合适的应用方案,其可靠、安全的文档传递流程使政府机构能够不断地提高工作效率,更好地为公众服务。

        在电子政务发展进程中,Adobe PDF/Acrobat提供了以下三个重点应用方案。

网上申报:电子表单应用方案——安全可靠的PDF表单

        电子表单是电子政务的一个应用重点,各种各样的电子表单在政府对企业、公众以及各级政府部门之间的信息沟通中起着十分重要的作用。Adobe PDF表单以其独有的优势,为电子政务中纸质表单的电子化提供了一条捷径,PDF表单可视为两层结构,下层是普通的、表现页面效果的静态PDF,上层是PDF表单层,包含着数据交互表单输入域和按扭,尤其适于网上审批的项目。

        PDF文件能够通过免费的Acrobat Reader 在各种计算机平台上“原汁原味”地共享、查看、导航和打印,这为互联网的各种表单应用创造了有利条件。同时,PDF表单能够保留与纸质版一模一样的页面效果,保证了政府信息发布的权威性。Acrobat在生成PDF文件时,特别强调了电子文件安全性,提供的数位签字功能,还能防止表单被改动。通过Acrobat JavaScript,Acrobat PDF表单还具有了计算、校验、数据库连接查询、数据交互的能力,为电子表单的“智能化”提供了一个坚实的平台,用户无论离线还是在线都能填写完成表单。更值得一提的是,PDF 提供了XML 的支持,符合表单数据处理技术的发展潮流。

       上海市政府把各种PDF格式的应用表单放到政府网站上(www.shanghai.gov.cn),公众足不出户就能完成相关的表单申请,在政府与社会公众之间构建了一种新的信息通道,使公众能够充分享受政府提供的优质、方便和可靠的服务;上海科委(http://www.stcsm.gov.cn/)提供了大量地动态PDF表单,可直接在PDF文档中填入文字内容,进一步提高PDF表单的应用质量。

内网OA:安全可靠的电子公文流转应用方案

       PDF被称为“电子纸”,融合了电子媒体和纸介质的优点。既有电子媒体高效、可检索等多种优点,又有纸介质信息传递中可靠、完整、忠实的特点,非常自然,PDF成为了政府公文传递最理想的电子媒体格式。将文档统一成PDF格式,无疑会减轻电子政务中处理多种文档的压力,提高OA系统的效率。同时,Adobe Acrobat又为基于PDF的电子公文提供了PDF安全属性的设定,增加的128-bit保护编码以及分级加密功能,只有指定的收件人才能看见特定的内容,在多人制作一份文件时,真正做到权限划分。如与第三方的插件、系统整合,可实现通过硬件(如指纹识别仪)来控制文件的读取、打印,将PDF的安全性提升至更高的水平。

       Acrobat还支持行业标准协议WebDAV和ODBC(开放式数据库互接),因此在文档审阅过程中,多人可通过Web浏览器同时制作同一份文件,极大地加快了文档的审批过程,节约了宝贵的时间。Acrobat中最有特色的是形式多样的批注工具,这也是电子公文传输中极佳的应用点,无论在形式上还是在操作上都非常符合传统手写批注的习惯,将成为电子公文流转应用的得力帮手。

       中国香港特区政府1999年就在国内率先使用 Acrobat 来管理每日数以千计的政府公文以及档案,在将所有文件转换成Adobe PDF文件后通过内部电子邮件系统(如Lotus Notes)或Internet,以附件形式传送至港府各政策局及部门,全面实现了无纸化办公,既保护了环境,又提高了工作效率,为政府和企业树立了榜样。香港公务员事务局的发言人表示:“加速文件的发送以及简化接收程序十分重要,自从采用了Acrobat后,我们能够比以往更快速地将资料传送到各部门,并且确保这些文件仍保持原有格式。”现在,山东省政府大力提倡在政府内部网中应用PDF格式传送文件,在运用了PDF标准后,政府的办公效率得以迅速提高,并减少了开支。

网上发布:电子文档发布方案

        通过网络发布PDF文档是PDF在电子政务应用中最早被接受,也是目前PDF应用最广泛的领域,PDF为电子政务铺设了一条高效、可靠、安全的信息传播途径。

       与HTML形式的网上发布形式相比,PDF省去了HTML代码的二次开发。仅需使用打印命令,选择Acrobat PDFWriter或Acrobat Distiller打印机即可将其它应用程序的文档转换为PDF。PDF保留了其他应用程序文档的所有页面视觉效果,这种完整的页面信息无疑有助于保证政府文档的权威性。Acrobat软件提供的安全属性,可分级地对PDF文档的读取、打印、修改等等权限加以控制,以提高政府公文在信息公众化过程中的文档安全性。在线发布PDF格式的文档要比传统方式(比如传真或特快专递服务)节省时间,并且还省却了纸张的管理费用和打印色剂的消费,从经济和环保的角度都有受益。

        搜索域名后缀为.gov.cn的网站,马上可以看到许多PDF文档网上发布的应用。从中国加入世界贸易组织相关法律文件与资料,到各级政府的文告;从上海、深圳等经济发达的市政府网站,到较偏远的甘肃张掖县地委网站,PDF形式的政府文档已经屡见不鲜,随处可见。

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